95 procent av alla förändringsprocesser misslyckas

För två år sedan satt Petra Wennmalm och Annsofi Agholm från KPMG i publiken under Officeinsights konferens om kontor, arbetsmiljö och arbetssätt. De tog till sig andras erfarenheter och undrade hur de själva skulle klara av att genomföra sitt projekt. I år stod de på scenen och berättade om sin egen förändringsresa.

- Redan innan vi bestämde var vi skulle flytta togs beslutet att vi skulle arbeta aktivitetsbaserat. Vi förstod att förändringen skulle kräva stort fokus på medarbetarna så vi delade upp projektet i två delar. En som handlade om den fysiska lokalen, inredning och it. Den andra delen fokuserade på change management och digitalisering, säger Petra Wennmalm.

En mätning av beläggningsgraden i den tidigare lokalen på Tegelbacken mitt i Stockholm visade på 35 procent. Med ett aktivitetsbaserat arbetssätt skulle man få en mer yteffektiv, flexibel och modern verksamhet.

- Vi satt i en blandmiljö med både egna kontorsrum och kontorslandskap, totalt cirka 850 personer på åtta våningsplan. Där hade vi suttit i 26 år och flera hade jobbat på kontoret så länge och därmed samlat på sig arbetsmaterial under lika många år, så det blev en hel del rensning, säger Annsofi Agholm.

Bakgrunden till flytten var att det gamla kontoret skulle rivas. Man kom fram till att det var viktigt att kunna behålla ett kontor i centrala Stockholm, samtidigt var det inte kostnadseffektivt att hela kontoret skulle sitta centralt så det blev ett kontor på Vasagatan 16 om cirka 8 000 kvadratmeter och ett kontor i Arenastaden på Evenemangsgatan 17 om cirka 4 000 kvadratmeter.

- Vi tog fram en vision vad vi ville uppnå, genomförde intervjuer med medarbetarna och gick på studiebesök. Det var väldigt viktigt att vi fick med oss medarbetarna i processen, beskedet om flytt togs emot bra men att vi skulle arbeta aktivitetsbaserat var inte lika populärt. Vi döpte projektet till Lyftet för att få en positiv känsla i all kommunikation och vi bildade flera referensgrupper, till och med en kaffeprovargrupp för kaffet är viktigt. Vi utsåg också ett 40-tal ambassadörer som kunde svara på frågor.

Det gäller att vara medveten om den kurva som alla genomgår i ett förändringsarbete.

- Det börjar med förnekelse, oro, chock, rädsla, ilska, frustration, förvirring, stress och efter genomförandet vänder kurvan uppåt igen genom ambivalens, kreativitet, skepticism, acceptans, otålighet, hopp, energi och entusiasm. Det är något som alla går igenom, även ledningen och ansvariga chefer. Skillnaden är att vi som ska leda förändringsarbetet ligger före eftersom vi har inlett arbetet när väl medarbetarna informeras. Därför måste man ha tålamod och låta medarbetarna få den tid de behöver och vara pedagogisk även om man själv är sugen att gå vidare, säger Annsofi Agholm.

Det finns också en kurva som visar hur många som direkt hoppar på och är positivt inställda, hur många som brukar ställa sig negativt till förändringen och den stora massan i mitten som är ganska neutrala.

- Det brukar ligga på cirka 20/60/20 men syftet med ett bra förändringsledningsprogram är att ändra denna bild så man istället för 20 procent missnöjda får ned siffran till 5 procent, säger Aram Seddigh som är förändringsledare på WeOffice.

Han visar ett citat från Fredrich Nietzsche ”He who has a why to live can bear almost any how”.

Aram Seddigh pratar om fem steg till förändring; förstudie, beslut, plan, implementering och uppföljning.

- Delaktighet är ett starkt kort i spelet. En studie visar att de som fick vara delaktiga i en förändring från cellkontor till öppet uppgav att de trivdes bättre, var mer produktiva, mindre distraherade och mindre trötta än de som inte hade fått vara delaktiga. Kommunikation ger trygghet och vi måste undvika osäkerhet, otydlighet och överraskningar. Dessutom är det medarbetarna som känner verksamheten bäst och vet vilka problemen är.

Enligt change management litteraturen misslyckas 95 procent av alla förändringsprocesser då de inte lyckas ändras människors beteenden.

- Det kan tyckas skrämmande. Förändring är något som måste till för att vi ska kunna utvecklas, så den går inte att undvika. Men en förändring handlar om tre delar, beteende, den digitala delen och den fysiska. Det gäller att alla delar är med i processen.

Stegen i förändringsresan är att skapa en vision och mål, skapa incitament, tillsätta resurser, utveckla önskat beteende och uppmuntra det. KPMG har jobbat med alla dessa delar på ett bra sätt.