Så blev deras möten en framgångsfaktor

 
Så blev deras möten en framgångsfaktorStrukturerade möten hjälper Helena von Matérn, Pamela Nyman och Johanna Svensson att nå målen. Foto: Rikard Westman. Ta ett grepp om era interna möten, vinn tid och nå framgång. Så gjorde reklambyrån Tomorro’. Här delar de med sig av sina bästa knep.

Fyra arbetsveckor om året. Per anställd. Så mycket tid lägger vi på möten, enligt en undersökning gjord av Svenska Möten. Hälften av tiden går till ineffektiva möten dessutom. Omräknat i pengar handlar det om 170 miljarder om året. Tre gånger så mycket som vad sjukfrånvaron kostar.

Bra möten, menar man, hjälper i stället till att bygga en bra företagskultur och gör medarbetarna motiverade.

Så hur gör man då? Reklambyrån Tomorro’ vet. Här omsätter man 16 miljoner om året och har vunnit silver i Årets Byrå två år i rad. En av nyckelfaktorerna de själva lyfter till framgången är att de lyckats effektivisera sina internmöten. Något som många andra företag bara gör på rutin har Tomorro’ byggt ett vinnande koncept kring.

– Som egen företagare är det så himla lätt att hamna rakt ner i det dagliga arbetet, det operativa, och prioritera bort att lägga tid på att utveckla bolagets framtid. Därför har vi försökt hitta nycklar för att effektivisera våra ledningsgruppsmöten, optimera tiden och snabbare komma framåt, säger vd Johanna Svensson.

Även om tänket sattes för just möten på ledningsnivå har det spridit sig till ett generellt mötesklimat internt på företaget. Kopplingen mellan effektiva internmöten och företagets framgång är tydlig.

– Det hjälper oss att fokusera, optimera tiden och ta snabbare beslut, man får en tydligare riktning och når snabbare sina mål. Både vad gäller företagets utveckling i stort och små steg i vardagen som på sikt påverkar företagets framgång. Ju snabbare man kan ta de små stegen ju fortare når man förändringen och framgången.

På Tomorro’ delar ledningsgruppen ett dokument där alla kan fylla i punkter som de vill lyfta.

– Sedan bryter vi ner det till en supertydlig agenda så man vet precis vad som ska avhandlas. Vi brukar ha en maximal tid, som mötet får ta, inte längre än en timme. Det är en sådan magisk brytpunkt, är man inte klar då kommer man inte så mycket längre. Vi tar med så många punkter vi bedömer hinns med.

Lika viktig som en starttid för mötet är en sluttid, påpekar Johanna.

– Annars kan man ju sitta på ett möte där deltagarna börjar segla bort, för de har trott att det ska sluta tidigare än vad det gör. Vet alla vad de ska förhålla sig till blir de mycket mer fokuserade och man håller tempot bättre.

Just att hålla tempot är viktigt. Märker man att någon punkt drar ut på tiden får man bryta diskussionen och se till att avhandla den på ett annat möte, råder Johanna. Varje möte börjar med att målet med mötet slås fast, för att få med alla på spåret. Sedan avslutas de med en tydlig sammanfattning av vad man kommit fram till och där man delar ut ansvar.

– Så att alla som lämnar rummet vet vad som är deras uppgift, och vad som ligger på vems bord.

Det är alltid en person som för anteckningar, digitalt och direkt in i en fil som alla kommer åt och kan gå in och läsa och även redigera. Tomorro’ använder sig av verktyget Onenote. De har även kryssboxar i dokumentet för uppgifter som ska utföras, då kan den som blivit ansvarig för respektive punkt gå in och kryssa i digitalt när det är klart.

Att det är rätt personer med på mötet är självklart också viktigt. Det blir tokigt både om någon som skulle kunna spendera tiden vettigare är med, men också om den som ska fatta beslutet inte är med.

– Det blir inte så svårt att bjuda in rätt om man har en tydlig agenda.

Alla möten på Tomorro’ får ett ledord för att ännu tydligare signalera vad som förväntas av deltagarna.

– Är ordet till exempel ”kreativt” kommer jag in fri i tanken. Är det ett beslutsmöte då behöver jag ha fått och läst igenom beslutsunderlaget. Vid en diskussion fördjupar man sig i något som behöver förändras. Vid avstämningsmöten brukar vi främst ha ståbordsmöten.

Sist men inte minst är ljudet avstängt på telefonerna och de ligger inte på bordet under mötet. Hur vågar man stänga av telefonen en timme? Johanna vänder på det: Hur vågar man låta bli?

– Det är jättesvårt att koncentrera sig med mobilerna framme. Får man ett sms eller mejl blir man störd och sedan tar det ungefär 20 minuter att återfå samma fokus som innan man blev avbruten. Måste man ha mobilen på av någon anledning får man flagga för det innan. Inget är så frustrerande som när någon fipplar med telefonen, det signalerar att de inte tycker att mötet är särskilt viktigt. Men man behöver ju deras tid, annars hade man inte bjudit in.

 

9 steg till bättre möten

• Skriv agenda. En tydlig agenda sätts på förhand och rätt personer bjuds in.

• Bestäm sluttid. Möten är aldrig längre än 60 minuter, oavsett vad som avhandlas. Sedan måste man ta paus.

• Förbered er. En förberedelse skickas alltid ut, och ett ledord sätts för mötet, även då mötet känns självklart för den som kallat.

• Informera i tid. Vid beslutsmöten delges beslutsunderlag alltid innan mötet för att ge tid till reflektion.

• Sätt mål. Det formuleras ett tydligt gemensamt mål med mötet.

• Anteckna. En person är alltid utsedd till att föra anteckningar.

• Sammanfatta. En sammanfattning med ansvarsutdelning görs alltid direkt i mötet. Ingen lämnar rummet efter mötet utan att veta vad man ska göra.

• Stäng av. Mobiltelefoner är avstängda.

• Håll tempot. Drar något ut på tiden får diskussionen avbrytas och tas vid nytt möte.


Av Ebba Arnborg
I samarbete med tidningen Driva eget www.driva-eget.se

 

Lediga lokaler

 
 

 

Relaterade artiklar

Tidningen

Tidningen CityMark vänder sig till den kommersiella hyresgästmarknaden och till de hyresgäster som ligger i tiden att se över sin lokalsituation.

Läs mer