Slarva inte med förarbetet

Ett lokalbyte är ett omfattande projekt och en stor händelse i varje företags historia. Det är också ett gyllene tillfälle att analysera verksamheten och att säkerställa att lokalerna fungerar på ett sätt som stödjer medarbetarna i deras arbete och verksamheten i stort.

Därför är det viktigt att noga utvärdera verksamhetens behov. Vilka aktiviteter pågår i lokalerna under en arbetsdag? Vilka aktiviteter skulle ni vilja lägga till? Finns det aktiviteter eller beteenden som ni skulle vilja uppmuntra eller få bort?

– Vi inleder våra förstudier med en beläggningsmätning, säger Lina Jandér. Hur stor andel av skrivbordsplatserna används en vanlig arbetsdag? Hur ser tillgängligheten ut när det gäller mötesrum?

Därefter följer workshops med ledningsgruppen och andra viktiga intressenter och intervjuer med utvalda medarbetare i syfte att få en bild av verksamheten. Vilka behov finns idag? Hur kommer verksamheten att se ut om fem år och vilka nya behov kommer då att uppstå?

– Utan den inledande analysen är det lätt att man gör en kopia av sin gamla lokal. Man identifierar de funktioner den nuvarande lokalen har, och så skaffar man sig en likadan som är större eller mindre. Det behöver inte vara fel, men de flesta företag har vinster att göra när det gäller till exempel effektivitet eller medarbetartrivsel som de missar när de hoppar över analysen.

Marknaderna i framför allt Stockholm och Göteborg präglas idag av en extrem brist på kontorslokaler. Det tar längre tid att hitta det man söker, och när tillfället väl dyker upp måste man vara beredd att ta väldigt snabba beslut.

– Även här är det viktigt att ha gjort ett ordentligt förarbete, säger Lina Jandér. Ska man kunna fatta snabba beslut är det viktigt att man är säker på vad man söker och vad det får kosta. 

Vilka sökkriterier ska man då ställa upp för den nya lokalen? Lina Jandér påpekar att de självklart varierar beroende på bransch och verksamhet, men listar några av de vanligaste:

Geografiskt område

Var förväntar sig kunderna, andra aktörer i branschen och omvärlden i stort att företaget ska finnas? Finns det lägen som anses som självklara för företag i er bransch?

Rambudget

Gör en budget och inrikta er på geografiska områden med en marknadshyresnivå som ryms inom den. Falska förhoppningar både hos ledningen och hos personalen leder ofta till en dålig start på flyttprojektet. 

Tillgänglighet och kommunikationer

Oftast sätter man fokus på medarbetarnas möjlighet att ta sig till och från jobbet, men även tillgängligheten för kunder och andra intressenter är relevant.

Fastighetens/lokalens kvaliteter

Lokalen och arbetsplatsen är en av medarbetarnas viktigaste verktyg i vardagen. Med rätt förutsättningar finns goda möjligheter till ökad produktivitet och medarbetarnöjdhet. Det förutsätter dock att man gör en bra behovsanalys. Det finns alltid risker i en flytt – att gammalt arbetssätt flyttas till nya förutsättningar oavsett ambitioner och att medarbetarna upplever förändringen som svårhanterlig. 

Lokalens utformning och disposition

Vilka krav och önskemål har organisationen på lokalens storlek och utformning avseende exempelvis effektivitet och dimensionering av olika funktioner, interna samband, antal våningsplan, möjlig flexibilitet och så vidare?

Lokalens standard och skick

Vad har ni för förväntningar avseende lokalens standard när det gäller såväl ytskikt som tekniska installationer? Om den aktuella lokalen inte uppfyller kraven finns det då förutsättningar och vilja hos fastighetsägaren att iordningställa lokalen till önskad målbild? Här glömmer man som kund många gånger de viktiga arbetsmiljöfaktorerna ljud, ljus och luft. 

Lokalens profil

Hur väl överensstämmer den aktuella fastigheten och lokalen med hur verksamheten önskar profilera sig? Vilka är era önskemål när det gäller utemiljön kring fastigheten, entréer, andra hyresgäster och möjligheter till skyltning? Vilka möjligheter finns att profilera sig i lokalen? Många fastigheter har idag ett eget varumärke såsom exempelvis Word Trade Center – är detta positivt eller negativt för er verksamhet? 

Parkeringsmöjligheter

Behöver ni parkeringsmöjligheter för anställda, kunder och andra? Hur många platser?

Hyresvärd

Vid utvärderingen bör man även ta hänsyn till egenskaper hos fastighetsägaren. Är det en värd som fokuserar på den typ av lokaler som ni söker? Vad har värden för erfarenhet, är det en långsiktig spelare och är vilket betyg får hyresvärden hos andra hyresgäster.