Ta kontroll över teknikstressen

 
Ta kontroll över teknikstressenFoto: Getty Images Vad ska vi göra när medarbetarna nästan drunknar i mejl, sms och information? För att mota bort hjärnstress och skapa hållbara arbetsplatser behöver vi ta kontroll över våra digitala liv. 
Men hur gör man och är det ens möjligt att få till stånd en arbetsplats som blir en fristad från det sociala bruset?

Med mobilen ständigt närvarande känner vi oss i kontroll och effektiva. Men i själva verket skapar vi skadlig stress och sämre produktivitet.

Tidningen Chef i samarbete med Telenor bjöd under Almedalsveckan in till ett seminarium för att diskutera tidstypiska fenomen som hjärnstress, teknikstress och fomo (Fear of Missing Out). Och budskapet var att här krävs ett smart ledarskap för att återta fokus på jobbet i det digitala brus som hotar att svälja allt mer av vår tid.

Christina Bodin Danielsson, Docent i arkitektur, Arkitekturhögskolan, KTH, pekade ut de största riskerna med en arbetsgrupp som hela tiden blir störd.

– Om man aldrig hinner återhämta sig är utmattning en riskfaktor. Prestationsförmågan blir dessutom lidande, vi behöver helt enkelt en möjlighet att dra oss undan för att ha fokus.

Men samtidigt som vi behöver avskildhet behöver vi också gemenskap och samverkan,

– Det är ju väldigt svårt att bolla saker med någon om man inte har någon att bolla med.

Ett bra kontor menade hon, ska därför ha två egenskaper; möjlighet till fokus och möjlighet till gemenskap.

Med utgångspunkt från hjärnforskningen och expertis i digitala verktyg belyste seminariet hur organisationer kan arbeta för att medarbetare ska återfå sitt fokus och ta kontroll över sin tid och sitt digitala liv.

– Vi tittar på mobilen 180 gånger om dagen, är det verkligen befogat? undrade Andreas Kristensson, business innovation lead, Telenor.

Han berättade att de tillsammans med hjärnforskaren Katarina Gospic tagit fram konceptet ”Workfullness”, och gjort en handbok för företag som vill skapa en sund digital arbetsmiljö, något de också håller workshops i.

Chefens ansvar påpekades ett flertal gånger och att skapa riktlinjer för effektiv och smart teknikanvändning kommer att bli en av dennes viktigaste arbetsuppgifter.

På samma sätt som vi oftast har rutiner för hur exempelvis möten ska gå till, behöver vi även sätta upp rutiner och spelregler för exempelvis mobilanvändande. Att avsätta tio minuters mobiltid under långa och många möten, och låta övrig mötestid vara mobilfri, var ett konkret tips.

Det råder också ofta ett missförstånd mellan medarbetare och chef beträffande hur anträffbara medarbetare som fått en arbetsmobil eller arbetsdator ska vara. De anställda tror att chefen förväntar sig svar direkt om denne mailar eller sms:ar på kvällar och helger. Medan chefen själv inte alls har de kraven i samma utsträckning.

Jenny Jovén, Director of customer service, Icebug AB, bidrog med att berätta hur de i företaget fått en mycket effektivare och lugnare arbetsmiljö, genom att införa strikta rutiner för bland annat e-posthantering.

– Fram till kl 09.30 är tiden avsatt för enskilt arbete som ska ske i tysthet. De som börjar redan klockan 07 har då 2,5 timmar till effektivt arbete.

Tillfälle att prata ges vid företagets 09.30-fikat och därefter väntar arbete med dagens ”prio-punkter” som får vara max sex stycken. Att läsa och hantera mail har man begränsat till två-tre tillfällen om dagen.

– Detta är något som har gjort arbetet mycket effektivare och tagit bort stress, menade hon. Jag märker stor skillnad!

 

Lediga lokaler

 

Läs e-tidningen

 

 

Relaterade artiklar

Tidningen

Tidningen CityMark vänder sig till den kommersiella hyresgästmarknaden och till de hyresgäster som ligger i tiden att se över sin lokalsituation.

Läs mer