Två offerter på företagsstädning kan se likvärdiga ut men omfatta olika mycket. För den som hyr kontor eller ansvarar för en fastighet behöver jämförelsen därför börja med vad som faktiskt ska utföras. Här är sju saker att kontrollera innan du bestämmer dig.
Vad kostar städningen egentligen? SCS, Scandinavian Connections & Solutions, erbjuder totalentreprenad inom företagsstädning. Här delar företaget med sig av sju konkreta tips som hjälper till att förstå vad som ingår och välja ett upplägg som passar behoven:
1. Utgå från samma lokal och behov
Ge alla som lämnar offert samma underlag. Beskriv ytor, golvmaterial, antal toaletter, kök och hur många som använder lokalerna. Ett kontor med många besökare kan behöva ett annat upplägg än en lika stor lokal där få personer vistas.
SCS beskriver på sin sida om städofferter och behovsanalys hur lokaltyp, yta, frekvens och verksamhetens mål ligger till grund för offerten.
Låt gärna leverantörerna se lokalerna före slutlig prissättning. Kontrollera också vad fastighetsägaren redan ansvarar för, exempelvis städning av trapphus och gemensamma entréer. Det minskar risken för både dubbelbeställningar och ytor som ingen tar hand om.
2. Ange hur ofta varje moment ska utföras
Städning tre gånger i veckan säger inte att samtliga ytor städas vid varje besök. Toaletter och kök kan behöva tätare insatser än förråd och mötesrum som används sällan. Be om ett schema där arbetsmoment och frekvens framgår.
Var noga med formuleringarna. Två gånger per månad innebär 24 tillfällen per år. Varannan vecka innebär ungefär 26. Kontrollera även hur helgdagar och semesterstängning påverkar antalet tillfällen och faktureringen.
3. Skilj löpande städning från extraarbete
Ord som kontorsstädning och helhetslösning behöver en konkret arbetsbeskrivning. Ingår avtorkning av skrivbord, tömning av återvinning och rengöring av köksutrustning? Vad behöver personalen själva plocka undan?
Be om separata uppgifter för exempelvis fönsterputs, storstädning och maskinskurning av golv. Om något ska göras ”vid behov” behöver det framgå vem som bedömer behovet, hur insatsen beställs och om den kostar extra.
4. Red ut material och förbrukningsvaror
Material kan betyda olika saker i olika offerter. Kontrollera om priset omfattar rengöringsmedel, städredskap, maskiner och transport. Fråga separat om toalettpapper, tvål, pappershanddukar och avfallspåsar.
Skilj också på inköp och påfyllning. Att leverantören fyller på tvål behöver inte betyda att själva tvålen ingår. Be att fasta avgifter och kostnader som varierar med förbrukningen anges var för sig.
5. Räkna på hela året
Jämför den sammanlagda kostnaden för samma omfattning under tolv månader. Ta med återkommande städning, planerade extratjänster och andra avgifter. Vid timdebitering behöver även den beräknade tidsåtgången framgå.
I följande påhittade räkneexempel omfattar båda alternativen samma städning och planerade extratjänster. I offert A debiteras extratjänsterna separat. I offert B ingår de i månadspriset. Alla belopp är exklusive moms.
| Kostnad | Offert A | Offert B |
| Månadspris | 4 800 kr | 5 200 kr |
| Planerade tillägg per år | 9 600 kr | Ingår |
| Total årskostnad | 67 200 kr | 62 400 kr |
Offert B har ett högre månadspris men blir i detta exempel 4 800 kronor billigare över året. Skillnaden syns först när samma innehåll räknas in i båda alternativen.
6. Bestäm hur brister ska hanteras
Fråga vem ni kontaktar om städningen uteblir eller ett moment missas. Be om en tydlig rutin för hur fel rapporteras, när ni får återkoppling och hur eventuella åtgärder hanteras. Klargör också vem som ordnar ersättare vid frånvaro.
Boka gärna en gemensam uppföljning efter de första veckorna och gå igenom resultatet mot arbetsbeskrivningen. Då går det att skilja mellan ett moment som har missats och ett behov som aldrig ingick i beställningen.
7. Kontrollera vad som händer när behoven ändras
Läs villkoren för avtalstid, uppsägning, automatisk förlängning och prisjusteringar. Fråga hur priset påverkas om ni flyttar, ändrar öppettider eller behöver städning fler dagar i veckan. Be också att rutinen för att godkänna tilläggsarbete framgår skriftligen.
Även den egna administrationen är värd att räkna på. I Infobloggens genomgång av låsta städavtal lyfter SCS den interna tid som kan gå åt till samordning och nya upphandlingar när leveransen inte längre motsvarar behovet.
Innan ni väljer, be varje anbudsgivare ange vad som inte ingår och vilka tillägg som kan bli aktuella för just er lokal. Svaren ger ett konkret underlag för att avgöra om prisskillnaden beror på omfattning, servicenivå eller hur tjänsten är prissatt.
Av: Matteo, grundare av Scandinavian Connections & Solutions (SCS)
