7 måsten för ett lyckat kontor

– Säger man att man vill att medarbetarna ska arbeta aktivitetsbaserat idag så är det många som blir kritiska. Man tror att det handlar om att tvinga folk att springa och leta efter skrivbord. Men då har man inte förstått vad som är syftet med konceptet. Allting handlar om att utgå från medarbetarnas behov, säger hon.

ICA:s nya huvudkontor är ett exempel på hur man dragit möjligheterna till sin spets. I det nya huset finns varierande arbetsmiljöer, träningsmöjlighet varje dag, frisk luft på taket, växthus och orangeri, cykelgarage, en inspirerande matsal, café med hälsosamma erbjudanden även för besökare, modernt kontor med digitala kommunikationsmöjligheter som speakers corner, digital utställning, modernt bokningssystem och positioneringssystem på alla plan.

– Det handlar om att utgå från medarbetarna. Hur ser vår verksamhet ut och vilka typer av arbetsuppgifter har vi? Hur kan vi skapa de bästa förutsättningarna och utifrån det skapa framtidens bästa arbetsplats. Idag vet vi vad kroppen och knoppen mår bra av. Vi vet att träning, sömn och kost är grundpelarna för att må bra. Men vi vet också vad våra hjärnor kräver för att vi ska prestera bra, säger hon

Två amerikanska forskare, Daniel Siegel och David Rock, har tagit fram en tallriksmodell för hjärnan (The Healthy Mindplatter) som omfattar sju aktiviteter som vi behöver göra under dagen för att våra hjärnor ska prestera på topp. De handlar om tid för reflektion, tid för rörelse, tid för sömn, fokus, umgänge, kreativitet och avkoppling.

– Det här är aktiviteter som vi ofta sysslar med efter jobbet. Men hur skulle det se ut om vi hade möjlighet att stimulera hjärnan på samma sätt när vi är på kontoret. Vi kanske ska ha utrymmen där medarbetarna kan gå undan och sova. Så lite som tio minuters sömn kan göra att vi blir 35 procent effektivare när vi sedan utför våra arbetsuppgifter. Så varför inte.

Hon lyfter också fram att det finns fyra olika typer av kontorslösningar som är mer eller mindre lämpade för att skapa en effektiv arbetsmiljö. Det är cellkontor, öppet kontorslandskap, flexkontor med låg variation och flexkontor med hög variation.

– Flexkontor med hög variation utgår från verksamheten och medarbetarnas behov. Då tar man hänsyn till olika behov för aktiviteter och personliga preferenser. Vilket i praktiken innebär att vi behöver fler platser per person om vi ska kunna tillgodose alla behov. Det kostar att utveckla. Det innebär ingen besparing.

Det oberoende undersökningsföretaget Leesman mäter arbetsplatsers effektivitet och har över 600 000 respondenter i sin databas. Deras undersökningar visar bland annat hur de olika miljöerna upplevs. Den miljö som faller bäst ut är flexkontor med hög variation. Flexkontor med låg variation är det absolut sämsta. Där är den stora vinsten att man kan dra ned på kontorsyta då man i denna lösning drar ned på antal arbetsplatser.  Allt för ofta blandas de olika varianterna ihop, menar Heléne. Det aktivitetsbaserade kontoret är en flexkontor med hög variation.

Men hur ska man då utgå från de individuella behoven och anpassa arbetsmiljön och samtidigt ta hänsyn till tallriksmodellen för att hjärnan ska må bra. Det handlar inte bara om miljön. Det måste finnas en kultur och ett ledarskap som uppmuntrar till att man tar del av de nya möjligheterna annars spelar det ingen roll hur häftigt och modernt kontoret är. Det måste vara på riktigt.

– Jag jobbade i närmare 13 år på Microsoft och blev ganska van vid att jobba flexibelt. Tilliten var väldigt stor till medarbetarna och man hade ett synsätt att arbete inte är en plats man går till. Med hjälp av tekniken kan man arbeta oavsett tid och rum. Men efter det började jag på ett finskt flygbolag och då flyttades jag tillbaka 15 år i tiden. Där utfördes de flesta arbetsuppgifterna från det personliga skrivbordet, varken varierande miljöer eller verktygen för att arbeta flexibelt fanns. Det var en dramatisk förändring att backa när man vant sig att jobba flexibelt.

Enligt en undersökning från Leesman kan man kategorisera oss människor i fyra olika mobilitetsprofiler. I ena änden av skalan hittar man de som sitter vid sitt skrivbord och utför sina arbetsuppgifter under den bestämda arbetstiden. Längst bort i den andra änden av skalan befinner sig de som kan jobba var som helst och när som helst men som värdesätter flexibla arbetsvillkor.

– Om vi ska lyckas att skapa attraktiva arbetsplatser måste vi göra det möjligt för medarbetare att jobba flexibelt. De måste själva kunna välja när, var och hur de vill jobba. Samma undersökning visar att den upplevda produktiviteten och stoltheten ökar ju högre grad av mobilitet jag anser mig jobba i. Det handlar om att möjliggöra någonting som bidrar till ökad produktivitet och stolthet.

För att det flexibla arbetssättet ska fungera måste man börja med att sätta spelreglerna för hur medarbetarna ska mötas, kommunicera och samarbete. Det handlar om kulturen och det ställer ännu högre krav på ledarskapet med tydliga mål, uppföljning och feedback.

–  Jag träffar fortfarande på chefer 2019 som vill se sina medarbetare för att vara säkra på att de jobbar. Det är stämpelklocketänket fortfarande. Men tillit innebär också tydlighet. Det krävs tydliga individuella mätbara mål. Återkommande feedback och bekräftelse på att medarbetaren gör ett bra jobb. Det här betyder ganska stora förändringar. Ofta skapar det lite rädsla. Det är jobbigt med förändringar, säger Heléne Lidström.

7 steg till framtidens kontor

• Holistiskt synsätt. Människa, teknik och plats.
• Ledningen och chefer spelar en central roll.
• Tydlig vision och målbild.
• Utmana gamla beteenden.
• Engagemang och delaktighet.
• Våg delegera ansvar.
• Investera (tid, resurser, kompetens och en hel del tålamod) i förändringen.

    Av: Samuel Karlsson