Aktivitetsbaserat i fokus

Det aktivitetsbaserade kontoret blir allt vanligare även om det är långt kvar till en standardlösning. Däremot är det inte en trend, utan en förändring som är här för att stanna. Det hävdar i alla fall Karin Ståhl, arbetsplatsstrateg och förändringsledare på Go To Work, som också var moderator på seminariet ”kontor 2016” arrangerat av Teknologisk Institut som ägde rum i maj. 

Det aktivitetsbaserade kontoret må vara ganska nytt i Sverige, de första modiga tog steget runt år 2010. Men arbetssättet har sedan 1990-talet provats i andra delar av Europa. Än så länge har det gått för kort tid för att man ska kunna dra några absoluta slutsatser om det är det optimala arbetssättet. Däremot vet man att i det tidigare så vanliga öppna kontorslandskapet presterar man allra sämst. Näst bäst presterar man när man kan arbeta i ett eget rum, men det främjar inte interaktion och samverkan. 

– Det aktivitetsbaserade är här för att stanna, säger Karin Ståhl, men manar också till eftertanke. Det nya, öppna arbetssättet ställer nya krav på framför allt ledning, men också medarbetare.      – Ta tag i det, men skynda långsamt, är hennes råd. 

Några som anammat idén med det aktivitetsbaserade arbetssättet är Karlstad kommun som 2015 flyttade sin tekniska verksamhet och slog samman tre kontor till ett i nya lokaler. Samtidigt bytte man till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Om detta berättade Maria West, projektledare för flytten.

– Först tänkte vi att medarbetarna skulle vilja kunna välja om de vill ha en egen plats eller inte, att vi skulle skapa ett blandkontor, berättar Maria West. 

– Men vi insåg snabbt att det måste vara allt eller inget för att fungera, så då blev det aktivitetsbaserat fullt ut. De enda som har fasta platser är de som arbetar i receptionen.

Men även om personalen inte fått välja arbetssätt, har man varit noga med att alla skulle känna sig delaktiga i projektet. Informationen har varit omfattande med både workshops och inbjuden arkitekt som fick berätta hur ett aktivitetsbaserat kontor fungerar. Man gjorde också studiebesök i lokalerna under byggets gång samt på ett annat kommunkontor som gått över till aktivitetsbaserat. 

– Det kändes skönt att höra en annan kommun berätta att de bytt arbetssätt och överlevt! skämtar Maria West, men berättar också att när det väl var dags att flytta, efter semestern, var personalen redo och ivrig. 

– I början var många oroliga för att det inte skulle finnas tillräckligt med tysta zoner, så där tog vi i rejält. Nu med facit i hand visar det sig att behovet inte alls var så stort, så dem har vi minskat i efterhand.  Men det var viktigt att lyssna på medarbetarnas oro, och ta den på allvar. Att ventilation, värme och framför allt tekniken fungerar klanderfritt är också ett måste, konstaterar Maria West, annars tar det allt för mycket fokus från jobbet.  

– Det var en del som trodde att det skulle vara jobbigt och tidskrävande att behöva plocka undan på skrivbordet varje kväll, men det är det inte. Många upplever det också som befriande att komma till ett helt rent skrivbord på morgonen. Här har vi visserligen haft en del diskussioner om hur länge man får låta saker ligga kvar om man planerar att återvända, en timme är gränsen idag. Det är också tre personer som rullar runt sina egna, specialinställda stolar. 

Ytterligare en farhåga har varit att det skulle bli svårt att hitta varandra. Men tar man tekniken till hjälp är detta inga problem.

– Vi använder Outlook och Skype, och givetvis har alla fått gedigen utbildning i hur det fungerar. Att kunna hantera tekniken är viktigt, likaså att förbereda och stötta cheferna, som nu får en mer synlig roll, avslutade Maria West. 

Sweco har också relativt nyligen flyttat och inrett sitt nya kontor i Göteborg, vilket nästa talare Maria Frid, chef lokaler och FM på Sweco, och inredningsarkitekt Christina Gunnarson berättade om. Kontoret består av fyra länkade byggnader, 10 våningar och rymmer 880 arbetsplatser. Här har man dock valt att ha fasta arbetsplatser i någon form av landskap eller egna rum.

– Många väljer aktivitetsbaserat för att bli mer yteffektiva, men vi vill ha det öppet och flexibelt. Kvadratmetrarna är inte i fokus här. Det är funktion, inte person, som behöver rum.  

– Hållbart är istället vårt ledord, konstaterade Christina Gunnarsson.

– Vi återanvände 50 procent av den gamla inredningen och har lackat om 3 000 Myranstolar och klätt om våra 12 år gamla soffor från Blå Station. Möbelkonceptet och de starka färgerna är stommen som ger identitet. 

Ett bevis på den lyckade hållbarhetstanken är att kontoret 2015 fick pris som stadens mest cykelvänliga arbetsplats. Här finns 200 cykelplatser och eldrivna lånecyklar. I Tidningen CityMark nummer 10 2015 kan du läsa mer om Swecos Göteborgskontor.

Övriga talare var bland andra Peggie Rothe från Leesman som berättade om de viktigaste byggstenarna för ett aktivitetsbaserat arbetssätt och Jonas Hurtigh Grabe från Veldhoen+Company som är världsledande på aktivitetsbaserat arbetssätt. Petter Jacobs, affärsarkitekt JSC it-partner, betonade vikten av delaktighet och tillit hos medarbetarna vid kontorsomvandlingar och Ingrid Höög, vd på Wise berättade om sina erfarenheter efter ha arbetat aktivitetsbaserat i tre år. 

Helene Lidström, VP Brand Marketing & Customer Experience, avslutade med att berätta om nya digitala verktyg som stöttar det aktivitetsbaserade arbetssättet som till stor del bygger på digitalisering, att gå från analog pappershantering till bland annat molntjänster. Tekniken är oerhört viktig, fungerar inte den spelar det ingen roll hur tjusigt kontoret är. I seminariedagarna ingick även en workshop och studiebesök på Briabs aktivitetsbaserade kontor.

Bland åhörarna fanns många som stod i startgroparna för att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor. En av dem var Helena Boqvist från Örebro kommun som ska flytta den tekniska förvaltningen och börja arbeta aktivitetsbaserat.

– Jag är mycket intresserad av att ta del av andras erfarenheter. Jag har också läst en undersökning som konstaterar att man som besökare inte vill kliva in i ett privat rum, med bilder på barn, hundar och andra personliga tillhörigheter, när man kommer för att söka bygglov, socialhjälp eller förhandla lån. Det låter logiskt tycker jag.