Stor satsning på information och workshops redan innan övergången till ett helt nytt sätt att arbeta visade sig ha avgörande betydelse för medarbetarna när Trafikverket gick över till aktivitetsbaserade kontor.
Forskarna har en längre tid följt 700 anställda vid Trafikverket under övergången till aktivitetsbaserade kontor. Målet för myndigheten var att genom föreläsningar, workshops och andra informationsinsatser, redan innan flytten, få medarbetarna att känna delaktighet och förståelse för vad den stora omställningen i arbetssätt faktiskt handlar om och bli medvetna om vilka spelregler som gäller.
– Vi ser nu att kunskapen och känslan av delaktighet var betydligt högre hos dem som hade deltagit i minst en aktivitet, jämfört med dem som inte hade varit med i någon aktivitet, säger Eva Bergsten i ett pressmeddelande från Högskolan i Gävle.
Resultaten visar också att för varje extra aktivitet en anställd deltagit i ökade förståelsen ytterligare, och detta visade sig redan innan man flyttade in i de nya kontoren.
– Att få stöd i en sådan process gör att allt går mycket smidigare och att det fungerar mycket bättre sedan, så att det inte bara blir någonting som bara händer och som man måste anpassa sig till.
Här är några av de åtgärder som fick tydlig betydelse i övergången till aktivitetsbaserat kontor, enligt studien:
Ledningsinformation – Medarbetare: ”Det var en otrolig uppslutning. Jättebra att få insikt i varför vi gör det här och vad det innebär, hur flytten skulle gå till och att vi gavs tillfälle att ställa frågor.”
Modern ergonomiföreläsning – Om att arbeta på en aktivitetsbaserad arbetsplats, fördelar och utmaningar.
Upprepade workshops – Som syftade till att öka förståelsen och att ge verktyg för hur man kan arbeta i aktivitetsbaserade kontor. Arrangerades under hela processen. Bland annat erbjöds studiebesök och visning av de nya lokalerna. Dialog kring arbetssätt, hemvister, spelregler i kontoret och mycket mera.
Inspirationsföreläsning – Om förändringar i det moderna arbetslivet och varför vi måste följa med. Utmaningar, farhågor, förväntningar, hur man arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor och vilka vinsterna är.
