Därmed är diskussionen om aktivitetsbaserade arbetsplatser onyanserad och mindre förtroendeingivande, något som ger direkt bakslag när organisationer ”säljer in” idéen hos medarbetare som det enda attraktiva alternativet. Vi på WeOffice menar att detta är fel! Det går visst att skapa ett attraktivt kontor även om man väljer andra alternativ. Man behöver då uppfylla vissa generella och specifika parametrar beroende på val av kontorstyp.
1. Oavsett om man väljer kontorslandskap och cellkontorslösning med givna platser eller aktivitetsbaserat arbetsplats behöver möjligheten till rörlighet vara hög. Med det menar vi att man hanterat och röjt undan fysiska och digitala hinder i arbetet så att det är smidigt och bekvämt att förflytta sig. Samtidigt ska de brister som respektive kontorstyp har kompenseras för. I cellkontor innebär det särskilt att skapa möjligheter (digitalt och fysiska) till möten samt att man inte tar det för givet att man kan koncentrera sig bara för att man har en fast plats i ett kontorsrum – att stänga dörren om sig och stänga av telefonen och inkorgen är måsten för att förhindra avbrott även i cellkontor. I öppna kontorslandskap behöver man både skapa goda mötesmöjligheter men också plats för avskildhet när arbetsuppgiften eller humöret gör att man inte vill vara tillgänglig. Den fasta platsen i ett kontorslandskap funkar bra men endast till rutinarbeten. Därför är stillasittande ett hinder och självledarskap ett måste även när man har en fast plats och vid en förändring behöver man skapa en adekvat fysisk utformning, digital arbetsplats och jobba med beteenden i alla kontorsformer och inte endast i aktivitetsbaserade kontor, om man vill få till ett bra arbetssätt.
2. Ledningens tydliga mål och vision med det nya arbetssättet är en annan viktig parameter och förutsättning. Det är viktigt att ledningen har ett mål och vision med projektet men A och O är förmågan att leda förändringen så att organisationen vill ta de viktiga stegen framåt. Att skapa en sådan vilja tidigt avgör om en förändringsprocess lyckas eller ej. Så gör inte misstaget att reducera förändringsprocessen till en kommunikationsplan och till beteendeträning även om dessa är två viktiga delar av flera för att en förändring ska bli lyckad.
3. Detta leder oss in i en tredje parameter – nämligen vikten av att erbjuda ett mervärde vid förändring. Arbetsgivare är idag medvetna om att friska och motiverade medarbetare är starkt kopplade till företagets effektivitet och produktivitet. Att skapa arbetsmiljöer som är dels friktionsfria – där det finns en god servicenivå som gör att saker och ting funkar – dels fokuserar på att utveckla hälsan bland medarbetare är just den typ av mervärde som gör att medarbetare kan fokusera bort från varandet eller icke-varandet av den fasta platsen och med engagemang delta i förändringsprocessen.
Börjar vi tidigt att tänka i dessa banor kan vi skapa arbetsplatser som tillmötesgår medarbetarnas behov. Frågan om det blir aktivitetsbaserat med snygga möbler och mötesutrymmen eller ej är uttjatat, fokusera istället på hur ni kan skapa mer än vackra kontor!
Kent Magnusson, vd och Change Management Consultant på WeOffice AB
Mer om detta på OfficeInsights studiebesök och konferens 17-18 maj i Göteborg.
