Statliga myndigheter har stora och dyra kontor. Riksrevisionen rekommenderar därför regeringen att tydligare styra myndigheterna mot mindre och billigare kontorslokaler. Regeringen bör dessutom överväga att samordna myndigheternas arbete med att anskaffa kontorslokaler.
Riksrevisionen har granskat statens användning och anskaffning av kontorslokaler. Granskningen visar att statliga myndigheters kontorsyta i genomsnitt är omkring 22 kvadratmeter per anställd, vilket är betydligt mer än i jämförbara verksamheter.
Riksrevisionen har inte kunnat finna några verksamhetsskäl som motiverar detta. Särskilt inte med tanke på att beläggningsgraden på kontoren minskat på senare år till följd av att många statsanställda numera arbetar på distans i stor utsträckning.
– Myndigheterna utgår huvudsakligen från de egna ekonomiska ramarna snarare än verksamhetens behov när de väljer lokaler. Och eftersom anslagen höjs i förhållande till hyreskostnaderna har de små incitament till effektivisering, säger riksrevisor Christina Gellerbrant Hagberg i ett pressmeddelande.
Kostnaderna skulle kunna minska med upp till 4 miljarder
Den totala årliga kostnaden för statens kontorsanvändning beräknas i granskningen till 10–15 miljarder kronor per år. Riksrevisionen bedömer att kostnaderna skulle kunna minska med 2,5–4 miljarder kronor om kontorsarean per anställd minskade från 22 till 15 kvadratmeter och myndigheterna använde kontor i mindre centrala lägen. Besparingen uppnås främst genom mindre kontorsytor, vilket i de flesta fall vore en rimlig utveckling givet den låga beläggningsgraden.
– Detta är en grov uppskattning med viss felmarginal. Men den visar att det är möjligt att minska statens kostnader med flera miljarder kronor årligen genom en mer effektiv kontorsanvändning, säger Krister Jensevik, projektledare för granskningen.
Granskningen visar även att framför allt små myndigheter har stora kostnader för anskaffning, till exempel i samband med att teckna nytt hyreskontrakt. Dessa kostnader motsvarar i genomsnitt ett års hyreskostnad. Riksrevisionen bedömer att det kan vara möjligt att minska kostnaderna genom samordnad anskaffning.
– Detta kräver en tydligare styrning från regeringens sida. Regeringen bör ta fram en strategi för statens kontorsanvändning samt överväga att samordna kontorsanskaffningen för myndigheter på samma ort, säger riksrevisor Christina Gellerbrant Hagberg.
Pengarna skulle kunna göra större nytta på annat håll
Riksrevisionen konstaterar vidare att myndigheter som idag effektiviserar sin kontorsanvändning får behålla de pengar som frigörs. Det innebär att den potentiella besparingen inte blir föremål för politiska prioriteringar. Det riskerar att leda till att resurser inte hanteras på ett för staten som helhet effektivt sätt.
– Totalt sett handlar det om stora belopp som skulle kunna göra större nytta på andra områden. Regeringen bör därför överväga att mer aktivt styra det här området för att möjliggöra medvetna politiska prioriteringar, säger riksrevisor Christina Gellerbrant Hagberg.
Rekommendationer
Riksrevisionen lämnar följande rekommendationer till regeringen:
- Inför en strategi för kontorsanvändningen i staten som tydliggör riktlinjer för kontorsarea och kontorens läge på orten.
- Överväg att komplettera dagens budgetstyrning med aktiva beslut för att säkerställa att strategin efterlevs och för att möjliggöra medvetna politiska prioriteringar.
- Överväg samordnad anskaffning av kontorslokaler för myndigheter på samma ort.
Rapporten finns på Riksrevisionens webbplats
Kostsam kvadratjakt – statens användning och anskaffning av kontorslokaler (RiR 2025:17)
