Synliga värderingar som genomsyrar allt

Johnson & Johnson är ett av världens äldsta och största företag inom hälsosektorn med 600 kontor runt om i världen. Verksamheten var tidigare utspridd på tre adresser i Stockholm; Frösundavik, Solna och Rotebro.

– Lokalerna i Rotebro hade byggts om flera gånger och var inte optimala. Dessutom ville vi samla alla tre bolag som ingår i koncernen under samma tak. I Rotebro finns både motorvägen och pendeltåget i omedelbar närhet. Vi tittade på medarbetarnas väg till arbetet, och det var bara Ulriksdal som hade samma förutsättningar, berättar Joachim Boëthius, FM Manager på Johnson & Johnson.

Sedan gammalt hade direktivet varit att Johnson & Johnson skulle äga sina lokaler, så den första tanken var att bygga nytt intill det gamla kontoret i Rotebro. Med ett nytt direktiv från ledningen om att i stället hyra gjorde att Peabs planerade kontorsprojekt i Ulriksdal passade perfekt.

Lokalerna på 6 600 kvadratmeter är fördelade på sex våningsplan. Inredningsarkitekten Equator kopplades in i ett tidigt skede.

– Johnson & Johnson har en tydlig identitet med färdiga guidelines för hur ett kontor ska se ut för att bäst kunna stödja verksamheten. Samtidigt har kontoret fått en lokal prägel med de kvaliteter som vi värdesätter i svenska kontor, som till exempel höj- och sänkbara skrivbord. Företagets Credo är starkt förankrat i verksamheten och har även fått styra utformningen, säger Yves Chantereau, arkitekt och partner på Equator.

Man känner till exempel en stark omsorg om medarbetarna, att de ska ses som individer med individuella behov.

– Vi har valt ett aktivitetsbaserat arbetssätt, eller flexplace som vi kallar det. Alla de 350 medarbetarna har möjlighet att utbyta kunskap över organisationsgränsen och välja vilken arbetsplats som passar bäst för stunden, säger Joachim Boëthius.

Det finns ingen tydlig uppdelning avdelningsvis. Det kan nämligen vara så att en avdelning har medarbetare i flera delar av världen. Därför var det inte helt lätt att dela in lokalerna, men man har gjort noggranna mätningar av beläggning och behov som sedan har följts upp.

– Utifrån våra erfarenheter i projektet har vi utarbetat en 200 sidor lång Workplace Experience Guide som kan ligga till grund för andra förändringsprojekt inom koncernen, säger Joachim Boëthius.

– Om man inte gillar guidlines eller förändring så ska man inte jobba på Johnson & Johnson, säger Yves Chantereau med glimten i ögat. Och jag har inte träffat på något annan företag som lever lika fullt ut efter sina värderingar. Det är inte bara ord.

Säkerheten är en av de saker som har hög prioritet. Det är också bestämt att det ska finnas träningsmöjligheter och restaurang i huset.

– Vi har till och med en egen sjuksköterska på plats ett par dagar i veckan. Vi ville få ett hälsofrämjande kontor med en campuskänsla. Att det ska vara en plats för samverkan, utveckling och effektivitet, säger Joachim Boëthius.

Det första man möts av som besökare är en stor öppen caféyta med en inbjudande trappa, som är utformad som en läktare med sköna sittplatser. Här går det att hålla större samlingar och det finns en projektor i taket.

– Vi var tvungna att komplettera med ett räcke i trappan ovanför läktaren för säkerhetens skull. Glaset gör att öppenheten finns kvar.

I trappans första etage finns tre tysta bås som fällts in i väggen. Bilder som kännetecknar Sverige pryder väggarna. De övre våningsplanen rymmer varierade arbets- och mötesplatser för både samverkan och koncentrerat arbete.

Varje plan har personliga förvaringsskåp, kaffestation, bokningsbara konferensrum, obokningsbara fokusrum, samtalsrum och lounger. Det finns också ett mobility center för internationella kollegor som alltid ska känna sig välkomna.

– Ett rum som ser exakt likadant ut på alla koncernens kontor i hela världen är vårt global connect room. Här kan vi ha videokonferens med ett annat kontor och det ser ut som vi sitter kring samma bord tack vare den stora skärmen och att bordet och allt annat i rummet ser exakt likadant ut, från golvlister till matta. Inte helt lätt att förklara för en entreprenör, säger Joachim Boëthius och skrattar.

Att koncernspråket är engelska förstår man snabbt. Och citat från Credot tillsammans med profilstarka bilder syns på flera väggar. Till och med frostningen på glasväggarna består av citat. Credot är alltid närvarande och genomsyrar allt som görs.

När man skulle välja möbelleverantör fick tre utvalda aktörer möblera upp en provarbetsplats på det gamla kontoret i Rotebro. Där kunde medarbetarna testa, klämma och känna på möbler och utrustning. Alla aspekter som ergonomi, it och städning togs i beaktande liksom kvalitet och att det skulle vara ekonomiskt försvarbart.

Valet föll till slut på arbetsplatser och förvaring från Edsbyn genom Senab som möbelleverantör.

– Det var förstås en stor resa att gå från cellkontor till en aktivitetsbaserad lösning och vi tillsatte bland annat en ambassadörsgrupp som var ett stöd i förändringsprocessen. Vi byggde också en prototyp av det personliga förvaringsskåpet så att man fick en känsla för storleken på utrymmet.

I flyttprocessen fanns grupper för inredning och it men också change management. Alla tre bitar måste fungera i det aktivitetsbaserade kontoret och det tar tid att ändra arbetssätt.

– Färgskalan är ganska dämpad med mycket vitt och ek eftersom brandingen i rött och blått är så stark. Sedan har vi adderat naturfärger som grönt, gult och orange. Vi har specialritat en möbel som skärmar av teknikfunktionerna. Det är en integrerad förvaring, sittplats och bardisk i trä, säger Yves Chantereau.

Red Management och GoToWork har varit externa flyttprojekt- och förändringsledare. Moelven Modus har också varit involverad i projektet genom flexibla rumslösningar. Man har undvikit öppna mötesplatser för att minimera störande ljud.

– Det är viktigt att alla ytor kommer till användning. I vår uppföljning fångar vi upp vad som efterfrågas och om det är något som inte används. Då kan vi ändra om, ett kontor är i ständig förändring, avslutar Joachim Boëthius.