Tänk på det här inför kontorsflytten

Tips inför företagsflytten. Foto: Getty Images Ett kontor är en del av företagets varumärke och ofta den största utgiften företaget har. Av den anledningen är det viktigt att tänka igenom sin flytt noga innan man sätter igång. Vad ska ett företag som planerar en flytt tänka på?  Här är några tips från Rozana Eriksson Yevno, Director Leasing på Colliers.

Vilka råd har du att ge till företag som planerar att flytta?
- Det är inte ofta bolag flyttar då det är kostsamt och tidskrävande. Därför är det ett perfekt tillfälle att tänka igenom bolagets rutiner och logistik; hur många arbetsplatser behöver ni, skall medarbetarna sitta i grupper eller behöver ni kontorsrum? Hur ofta använder ni era mötesrum/konferensrum och till vad används de? Äter medarbetarna på kontoret eller går de ut och äter?

De mjuka värdena är oerhört viktiga vid en flytt. Är medarbetarna med på att ni skall flytta? Vad är viktigt för dem? Hur många tar bilen, cykel eller kollektivtrafiken till jobbet? Svaret på den frågan kanske påverkar vart ni väljer att flytta? Att lyssna på medarbetarna och utvärdera vad som är viktigt för dem är avgörande för att få med sig så många nöjda medarbetare som möjligt till den nya adressen.

Många företag tittar lite för mycket på hyran så att de avfärdar bra lokaler pga det. Självklart är hyran en viktig parameter men mitt råd är att fokusera på helheten istället. Vad ingår i hyran? Vilka andra mervärden kan jag räkna med? Hur kan vi påverka tilläggen? Om jag skriver ett längre avtal kan man få rabatter eller lägre hyra? Kan läget kan vara avgörande för att behålla personalen? Finns det gemensamhetsytor i fastigheten som gör att ni inte behöver ett gigantiskt konferensrum som bara nyttjas 2 gånger per år?

Likväl som fastighetsägare kollar upp er som hyresgäster så är det bra att ni göra samma sak. Fråga befintliga hyresgäster, det är viktigt att båda parter känner sig trygga med varandra.

Hur går en flyttprocess till?
- Det är viktigt att starta processen i god tid, gärna några månader innan det befintliga avtalet skall sägas upp. På detta vis slipper ni stressa igenom ett beslut och en ny hyresvärd har god tid på sig att anpassa den nya lokalen om det skulle behövas. Det blir sällan bra eller kostnadseffektivt om man har tidsbrist.

Skapa ett projektteam med de medarbetare som kan verksamheten bäst. Tillsammans sätter de ihop ett underlag över era behov och önskemål så som område, kommunikationer, hyresnivå, parkeringsplats, arbetsplatser och mötesrum. Rangordna kravspecifikationen, på detta vis märker ni var ni kan vara flexibla och vad som skall prioriteras i en ny lokal.

Utse en ansvarig som kontaktar fastighetsägarna eller ta hjälp av en fastighetsrådgivare som kan uthyrningsmarknaden och kan matcha ihop ert företag med rätt lokal för er verksamhet.

När företaget gjort ett urval av intressanta lokaler är det dags för en visningsrunda. På visningarna är det bra om så många som möjligt i projektteamet får se lokalerna, kan de inte närvara på plats, ha med dem på facetime eller liknande.

När ni som företag har hittat en passande lokal får ni ett utkast på ett hyresavtal. Många hyresvärdar använder sig av standardavtal som finns hos Fastighetsägarna, en del har egna avtal. Det är viktigt att läsa igenom noga och reflektera över vad avtalet innebär för mig som hyresgäst och vem som har ansvar för vad.

När avtalet är på plats är det bara resten kvar! Planera flytten, säga upp eller förnya leverantörsavtal, trycka nya visitkort, adressändra, boka flyttstädning är bara några exempel på saker som behövs göras.

Vad kan en fastighetsrådgivare bistå med i flyttprocessen?
- Vi som fastighetsrådgivare har daglig kontakt med fastighetsägare och har koll på nuvarande och kommande vakanser. Vi har ofta redan sett lokalerna, känner till flexibiliteten i lokalerna och kan hyresnivåerna. En fastighetsrådgivare tar fram ett urval av lokaler för företaget baserat på den behovsanalys som tagits fram, vilket gör att ni som företag bara behöver ha en kontaktperson trots att ni kanske är intresserade av lokaler hos flera olika fastighetsägare. Detta gör att ni som lokalsökande företag kan fokusera på er dagliga verksamhet istället för att leta potentiella lediga lokaler. 

Vi är också med på visningarna vilket är viktigt för oss för under visningarna är det inte ovanligt att behovsanalysen revideras. Företaget upptäcker nya behov eller ändrar sina behov när de ser lokaler i verkligheten. Och som rådgivare bidrar vi med erfarenhet och expertis när det gäller vad som är viktigt att tänka på i just er flyttprocess.

24 Jun 2020

• 

  Fler drömmer om kortare arbetsvecka – teknikoptimismen avtar

  Fem i topp av vad tjänstemän önskar sig av arbetslivet 2030 i ny Novusundersökning.

• 

  Nybyggt kontor – med bio och takbar

  Humlegården Fastigheter har öppnat portarna till det nya kontorskomplexet Origo, beläget mellan Sundbyberg och Solna.

• 

  Game Town med coworking för spelutvecklare

  En kreativ, innovativ och social mötesplats för spelutvecklare öppnar i Fatburen i Stockholm.

• 

  JLL expanderar och förstärker inom logistik

  Anställer ny Head of Industrial and Logistics Leasing.

• 

  Snart öppnar Clarion Hotel Karlatornet

  Hotellet kommer erbjuda 300 hotellrum och de lyxigaste rumskategorierna har byggts inuti Karlatornet

• 

  Kraftigt ökade vakanser på Malmös kontorsmarknad

  Vakansgraderna har ökat dramatiskt under vintern och våren.

• 

  Ny Head of Real Estate Advisory på Drees & Sommer Sverige

  Har lång erfarenhet och omfattande kompetens inom tillgänglighet, arkitektur och fastighetsrådgivning.