Så påverkas våra hjärnor av öppna kontor

För de flesta verksamheter är det viktigt att medarbetarna är produktiva, effektiva och kreativa. Ändå sitter många i öppna kontorslösningar där minsta störning gör att du tappar koncentrationen.

– Du störs mer än du tror av ljud och rörelser runt om kring dig och för varje gång du tappar koncentrationen kan det ta upp till 25 minuter innan du är tillbaka i samma flow igen, säger Tomas Dalström på det egna företaget Dalström utan h.

Han är socionom i botten, beteendevetare, författare och föreläsare. I boken ”Bäst i text” tar han upp hur våra hjärnor fungerar i läsprocessen.

– Att läsa och förstå en text kräver koncentration och att skriva är ännu mer krävande. Varken chefer eller medarbetare förstår vilka konsekvenser det får för vårt arbete och för verksamheten om vi bli störda.

År 2017 kom Tomas ut med boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”. Då hade han intervjuat ett 50-tal forskare och andra specialister om hur hjärnan påverkas av till exempel störande miljöer och multitasking.

En mängd störningsmoment 

Dagens arbetsplatser har en mängd störningsmoment. Blicken dras automatiskt till människor som rör sig och ljud. Du får aviseringar från din mobil, från mailen, telefonsignaler ringer, du hör arbetskamrater som pratar, skrattar och låter.

– Chefer vill ofta att vi ska sitta öppet för att kunna samarbeta bättre och vara kreativa tillsammans. Men hur blir det om två som pratar med varandra stör tre andra som behöver koncentrera sig? Det är inte säkert att den som behöver fokusera bryr sig om att gå till ett tyst rum, om det nu ens finns något, säger Tomas Dalström.

Boken har utvecklats till Heppicoter-utbildningen, en webbutbildning som lär ut när, var och hur din hjärna fungerar som bäst och hur du ska göra för att använda din hjärnas fulla potential.

– Våra hjärnor fungerar på ett visst sätt, vi måste anpassa oss till det. När vi blir störda tar arbetet längre tid och det blir inte lika bra, till exempel om du hör en röst som pratar samtidigt som du skriver något.

Vår hjärna är utvecklad för att hela tiden vara uppmärksam på ljud. Det var livsviktigt för människans överlevnad.

– Att många sitter kvar hos sina kollegor när de borde arbeta på en plats med lugn och ro, kan bero på att belöningssystemet blivit kidnappat. De prioriterar surret, skvallret och skratten, i stället för arbetsuppgiften. Samma sak om vi kollar Facebook lite för ofta. Vi har vi vant oss vid att få den dopamindusch som det beteendet ger i hjärnans belöningscentrum. Vi har då svårt att sluta med det. Men sådant beteende går att programmera om igen.

Om en persons produktivitet minskar med sex minuter per timme på grund av olika distraktioner motsvarar det en månadslön efter tio månader. Lägg sedan till kostnaden för förlorade intäkter.

Ett stort underkännande av kontoren 

– Efter pandemin var det många som tyckte att de fick mer gjort hemma än på kontoret. Det är ett stort underkännande av kontoren. Många som bygger kontor tänker inte på hur hjärnan fungerar. De kan placera mötesplatser bredvid kontorsarbetsplatser där man ska kunna arbeta fokuserat eller låta kundtjänstmedarbetare sitta mitt bland personer som behöver koncentrera sig, säger Tomas Dalström.

Under åren har han träffat många medarbetare som inte mår bra av öppna kontorslandskap.

– Vi har alla olika behov. En kille klarade inte alls av att sitta öppet som alla andra. Till slut fick han ett eget rum och det blev bästa lösningen för alla. Personer som är introverta och lättstörda arbetar bäst i eget rum eller i ett tyst rum.

Många tror att kreativitet sker bäst i grupp, men forskning visar att det inte är så.

– Det är lätt att tro att ett kreativt team ska sitta tillsammans, men de behöver också tid för reflektion. Efter en natts sömn brukar ju de bästa idéerna komma, avslutar Tomas Dalström.