Prisat nät binder ihop företaget

 
Prisat nät binder ihop företagetRoger Sandgren, kommunikatör och projektledare för det nya intranätet på TL Bygg. På många företag och organisationer är intranätet styvmoderligt behandlad.  Men rätt använt kan intranätet bli företagets katalysator för nya projekt och sammanhållning.  På TL Bygg har man tagit klivet in i framtiden med ett nytt intranät. Resultatet blev så bra att de nyligen fick pris för Sveriges bästa intranät.

Hur redovisar man sina kvitton för utlägg? Finns det någon på företaget som kan översätta en text från polska? Hur går det med det där stora projektet som pågått i flera år? Det finns många frågeställningar som kan uppstå i ett företag som är utspritt geografiskt eller organisationsmässigt. Alla sådana frågor kan behandlas i ett intranät om man gör rätt från början. TL Bygg hade tidigare en föråldrad version med statisk och svårtillgänglig information men i samband med att man gjorde om sin hemsida bestämde man sig för att även satsa på ett nytt användarvänligt och levande intranät.

– Syftet med den här satsningen var att effektivisera vardagen. Vi ville minska flöden av onödiga mejl, skapa sammanhållning mellan medarbetarna på företaget och utöka erfarenhetsutbytet. Vi sitter alla väldigt utspridda och det kan vara svårt för alla att känna sig delaktiga, säger Roger Sandgren, kommunikatör och projektledare för det nya intranätet.

Arbetet med att bygga intranätet har gjorts tillsammans med Karlstadbaserade byrån Soleil och budgeten har varit mycket begränsad. Trots det har de tillsammans lyckats skapa en produkt som hyllats av både medarbetare och experter inom området. Intranätet lanserades i början av 2019 för TL Byggs cirka 130 anställda i Stockholm och Uppsala och nyligen fick de ta emot priset Guldhanden för bästa intranätet 2019.

– Framgångsreceptet har varit att ha tydliga mål och ett tydligt syfte som vi arbetet fram tillsammans med representanter från företagets alla avdelningar. De i sin tur arbetades fram efter en omfattande behovsanalys som gjordes i företaget. Så det är hårt och genomtänkt arbete, mycket nyfikenhet och en massa engagemang som lett fram till detta fina pris, fortsätter Roger.

Det prisade intranätet kallas för Navet och där samlar man all viktig information som berör medarbetarna i företaget. Man kan enkelt få fram namn, bild, kontaktuppgifter och kompetenser till alla medarbetare. Där finns också grundläggande information om rutiner och dokument samt ett flöde med nedslag från verksamheten som visar hur exempelvis arbetsledaren eller snickaren har det i sin vardag.

– Det ska inte bara vara toppcheferna som delar med sig av informationen utan här ska alla i organisationen synliggöras. En av de viktigaste funktionerna är sökrutan. Behöver man någon som kan översätta från polska skriver man bara in det så får man genast svar. Det är enormt tidsparande.

Under projekteringsfasen bestämde man sig för att använda publiceringsverktyget Sitevision, som är ett av de större på marknaden idag. En an anledningarna var att de upplevde att det var ett verktyg som var lätt att använda. De kan också genomföra justeringar själva utan att det blir allt för kostsamt.

– Publiceringsverktyget är otroligt enkelt att använda. Idag har vi tjugo medarbetare ute i företaget som kan gå in och lägga upp material. Vi har också sett till att det är väldigt enkelt att logga in i mobilen för alla användare. Det var en av förutsättningarna när vi valde systemet. Det måste vara enkelt att använda ute i projekten när man inte har tillgång till datorn. Navigationen måste vara enkel och tydlig. Du ska hitta informationen med så få klick som möjligt.

För att inte materialet ska spreta allt för mycket har man formulerat vilket innehåll som platsar att publiceras på intranätet. Det finns även en intranätsansvarig som kontinuerligt modererar innehållet.

– Det är jättevanligt att man investerar i ett nytt intranät och fyller på det med innehåll men sedan får det sköta sig självt. Risken är att det blir belamrat med information och det blir ganska snabbt samma stök som man hade innan. Idag väljer vi att plocka bort allt som är onödigt. Skulle vi upptäcka att det är något som saknas är det bara att lägga tillbaka igen.

Bakom priset Guldhanden står publiceringsverktyget Sitevision och vinnaren utses av en expertjury. TL Bygg vann utmärkelsen för årets bästa intranät i tuff konkurrens från Migrationsverket, Falu Kommun och Högskolan i Gävle.

– Det var häftigt och lite oväntat att vi skulle få priset. Det var ganska stora organisationer som var med i final. Vi är givetvis väldigt stolta och glada över att ha vunnit Guldhanden för bästa intranät, säger Roger Sandgren.

Av: Samuel Karlsson

Lediga lokaler

 
 

 

Relaterade artiklar

Annonsera

CityMark.today publicerar branschaktuella nyheter och artiklar varje dag riktat till hyresgäster som står inför en flytt till nya lokaler eller ska se över sitt lokalbehov. Annonsera på citymark.today!

Läs mer