Scandic satsar på ny mötesteknik

Scandics nya möteskoncept har börjat rulla ut på de olika hotellen. Det innebär både nya tekniska lösningar i den befintliga verksamheten samt avancerad streamingutrustning i studiomiljö.

– Vi har lagt ner en hel del tid på valet av utrustning och så har vi fattat beslut om hur vi brett går ut med det. Utrymmena finns redan och vi har fantastiska medarbetare som internutbildas för att kunna arbeta med detta, berättar Eva Lundström.

Hon förklarar att samband med pandemin och att fler arbetar hemifrån har många fått anpassa sig till ett digitalt arbetssätt. Det har i sin tur lett till en ökad efterfrågan av så kallade hybridmöten, en blandning mellan fysiskt och digitalt möte med deltagare på plats och på distans.

– Vi har sett en stor efterfrågan med ett nytt arbetssätt så absolut, man vill mötas men man behöver hitta nya lösningar. Några personer kanske är på plats medan några andra kanske befinner sig på olika hotell, man kan vara en person i ett rum och åtta personer i ett annat. Det kan se olika ut från gång till gång. Vi har även en efterfrågan på streamingtjänster då man sänder ut till många deltagare över landet, så det är både fysiskt och digitalt blandat, det är det vi kallar för hybrid.

Installationen av tekniken påbörjades i januari och kommer att fortsätta under 2021. Det kommer inte att se exakt likadant ut på alla hotell och det kan se lite olika ut i de olika konferensrummen. Viss utrustning kommer även att kunna rullas från ett rum till ett annat.

– Vi ser en ökad efterfrågan av flexibilitet när man bokar möten och konferenser. Då det är svårt att förutse vilka restriktioner som kommer att råda vid ett visst datum eller om alla deltagarna kommer att kunna delta fysiskt, därför är hybridmöten en bra lösning för att tillgodose nya behov.

Möteserbjudandet har delats upp i tre olika nivåer för att på bästa sätt passa olika önskemål och behov. Det är allt från stöd i möten med egen digital utrustning till möten med intelligent kamera och ljudsystem eller studiolösningar med mer avancerad teknik och välutvecklade streaminglösningar där professionell hjälp från Scandics teknikpartners genom Officemanagement tillhandahålls.

– Den här satsningen är för att vi ska vara rustade för framtiden, då vill vi kunna stå redo. Det kommer mer och mer förfrågningar om det. Vi står alla för ett nytt år och för att kunna skapa ett värde i att alla kan ha ett möte kan detta möjliggöra även för de som inte reser. Vi är ju duktiga på konferenser generellt så vi har många kringlösningar som övernattningar, logipaket men också kompetens kring möten.

För att på bästa sätt identifiera vilket behov gästen har införs nya rutiner för personalen på Scandics mötesbokning och medarbetare på hotellen kommer att tränas i mötesteknik.

– Det vi har saknat är att kunna tillföra en mer intelligent kamerateknik, att man kan ha längre möten där kameran följer deltagarna i rummet. Redan innan det här har vi haft bra mötesutrustning men det här har intelligentare kamera och ljud, och det har vi fokuserat på mest i det här konceptet. Det här är här för att stanna det är ingen tillfällig fluga, det här kommer vi att använda i framtiden också.

Hon berättar att de under året även arbetat mycket med coworking concept.

– Vi har hyrt ut hotellrum som mötesrum och som hotell har man öppet dygnet runt - vilket gör att man kan ha möten med USA trots tidsskillnaden.

Hon tror att konferensdelen snart rullar på som det ska igen.

– Människor behöver mötas för att känna gemenskap, samarbeta eller driva förändring. I dessa tider kan det dock vara utmanande att samla samtliga deltagare på en och samma plats, eller till och med få tekniken att fungera som den skall. Med vår expertis, ny teknik och nytt arbetssätt är vi glada att kunna erbjuda våra gäster det bästa stödet för ett stressfritt och effektivt möte, avslutar Eva Lundström.

Annika Rådlund